Mit diesem Beitrag starten wir eine kleine Reihe mit praktischen Tipps für Unternehmen. Praktische Tipps, die zum Ziel haben, dass Unternehmen:
· Wichtiges Personal halten
· Personalkosten gezielt senken
· Fachkräftemangel präventiv entgegenwirken
· Vor Corona bedingte Schwachstellen analysieren und Lösungen finden
· Effekte aus der Digitalisierung erkennen und nutzen
· Staatliche Zuschüsse gezielt nutzen
· Gestärkt aus der Krise starten
Schon in der Krise von 2008/2009 hat sich gezeigt, dass Unternehmen derselben Branche sehr unterschiedlich den Aufschwung für sich nutzen konnten. In der Regel profitierten Unternehmen, die anstatt auf die kurzfristig wirkende Lösung des Personalabbaus auf Alternativen der Personalentwicklung setzten. Denn schon damals hatten sich die Zeichen auf dem Arbeitsmarkt umgekehrt. Nach Jahrzehnten des Überhangs von Arbeitssuchenden waren erste Engpässe bereits erkennbar. Nun 12 Jahre später haben sich die Bedingungen auf dem Arbeitsmarkt noch deutlicher auseinander entwickelt. Es gilt zu befürchten, dass mit dem Aufschwung der Fachkräftemangel noch stärker durchschlägt als 2008/2009. Das Risiko selbst im Aufschwung vom Markt zu verschwinden, ist demnach deutlich höher. Zugleich ist zu befürchten, dass der demographische Tsunami über die nächsten 10 Jahre die Situation dramatisch verschärft. Denn in den nächsten 10 Jahren geht die sogenannte „Baby Boomer Generation“ in Rente. Statistisch gesehen wird die Fachkräftelücke von derzeit rund 1 Millionen auf über 4 Millionen im Jahr 2030 anwachsen.
Was hält Unternehmen heute davon ab in Qualifizierung und Mitarbeiterbindung zu investieren
Psychologisch gesehen haben wir es auch hier wieder mit dem Phänomen der Angst zu tun. Angst zu verlieren! Angst die Krise mit dem aktuellen Kostenblock nicht zu überleben! Der Ungewissheit, wie lange diese Krise andauert und was dann noch übrig bleibt.
Zudem mit der jahrzehntelangen Erfahrung, dass es ausreichend Arbeitskräfte auch nach der Krise geben wird. Seit den 70-ern, also seit mehr als 50 Jahren, sind wir eigentlich in einer Welt groß geworden, in der es einen echten Mangel an Arbeitskräften nicht gab. Die Entwicklung im letzten Jahrzehnt, der langsame Wechsel vom Überangebot zur Unterversorgung, ging langsam und schleichend von sich. Vergleichbar mit dem bekannten Bild des Frosches, der aus dem Topf mit kochendem Wasser sofort springen würde. Allerdings wenn man das Wasser langsam erhitzt, darin verbleibt und stirbt.
Was es daher braucht, sind Fakten. Fakten über die reale Situation heute und in den nächsten Jahren. Wenn wir hier von „strategischer Qualifizierung“ sprechen, meinen wir konkret; Was haben Unternehmen für Chancen, um auf die Megatrends des demographischen Wandels UND der Digitalisierung präventiv zu reagieren? Wie nutzen Sie die Zeit in der Krise, um wichtige Weichen in die Zukunft zu stellen? Wie profitieren Unternehmen von den derzeit herausragenden Möglichkeiten der staatlichen Förderung von Kurzarbeit und Qualifizierung?
Jede wertvolle Strategie beruht zum einem auf einer Analyse der aktuellen Situation und der zukünftigen Chancen und Risiken. Im Falle der strategischen Qualifizierungsplanung stehen folgende Fragen und Aufgaben am Anfang:
Welche Schwachstellen in der Leistungserstellung gab es vor der Krise?
Erinnern wir uns doch noch mal an die Zeit zwischen 2015 und 2019. Jedes Jahr stieg die Anzahl der Überstunden. Je nach Statistik auf annähernd 2-4 Milliarden. Dies entspricht einen Arbeitsvolumen von mehr als 1.250.000 Vollzeitkräften (bei 2 Milliarden Überstunden). Jede Überstunde kann als Indiz herangezogen werden, dass es in den Betrieben real eine personelle Unterdeckung gab.
Tipp 1: Analysieren Sie das Überstundengeschehen nach Bereichen, Abteilungen und Kostenstellen. Finden Sie heraus, welche Lücken ihr Unternehmen in Volllast auch zukünftig im Wachstum behindern werden.
Tipp 2: Ergänzen Sie diese Analyse durch eine Analyse der krankheitsbedingten Ausfälle. Welche Bereiche, Abteilungen und Kostenstellen waren besonders vom Faktor „Abstinenz“ betroffen.
Welcher Personal-Ersatzbedarf besteht in den nächsten 5 bis 10 Jahren?
Eine weiterer wichtiger Analyse-Schritt besteht in der Analyse der zukünftigen Abgänge. Der demographische Tsunami wird auch Ihr Unternehmen mit Sicherheit tangieren. Dabei werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit feststellen, dass es zwischen den Standorten, Bereichen und Abteilungen deutliche Unterschiede gibt. In manchen Abteilungen wird der rentenbedingte Personalverlust erfahrungsgemäß weit über 50 % liegen.
Tipp 3: Analysieren Sie mit Hilfe einer professionellen Softwarelösung genau das Fluktuationsgeschehen in den nächsten 10 Jahren – mindestens jedoch für die nächsten 5 Jahre. Ermitteln Sie dabei, welche Personen, mit welchen Funktionen und Aufgaben das Unternehmen rentenbedingt verlassen werden. Eine solche Analyse sollte zudem differenziert nach Bereichen, Abteilungen und Kostenstellen erfolgen.
Wo lagen die Fluktuationshotspots in den letzten Jahren?
Nun nähern wir uns einem Bereich, der zumeist unterhalb der „Sichtbarkeit“ für Unternehmen liegt. Das Fluktuationsgeschehen hat sich im Verlauf der letzten 5 bis 10 Jahren beinahe dramatisch verändert. Dies liegt mit in der Tatsache begründet, dass gut ausgebildete Fachkräfte sich beinahe unbegrenzt den Arbeitgeber aussuchen können. In vielen Berufsfeldern können Arbeitssuchende sich zwischen mehreren Arbeitgebern entscheiden. So wechselten 2019 bereits über 30% der sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten den Arbeitgeber. Die Unternehmen zahlen den Preis mit stark ansteigenden Kosten bei der Personalsuche. Mit vermehrtem Aufwand der Einarbeitung und Bindung. Mit Verlust an Produktivität durch Einarbeitung und damit mit verlorenen Gewinnen.
Tipp 4: Analysieren Sie das Fluktuationsgeschehen innerhalb Ihres Unternehmens. Identifizieren Sie die HotSpots für Fluktuation. Messen Sie den „Bindungsfaktor“, also bestimmen Sie, wie lange der Mitarbeiter im Unternehmen verblieb. Beginnen Sie mit einer ersten Typologie des „Fluktuationsgeschehens“, damit Sie erkennen können, wo Personalfluktuation auch zukünftig mit hoher Wahrscheinlichkeit ein Problem sein wird.
Welche Chancen bieten sich Ihrem Unternehmen in der Region
Die Entwicklung in den Regionen ist höchst unterschiedlich. In der Regel stammen bis zu 90% der Beschäftigten eines Unternehmens aus dem Umkreis von 30 bis 50 km. Der „Beschaffungsmarkt“ für neue Arbeitskräfte ist daher sehr stark von der regionalen Versorgungslage abhängig. Je nachdem, wie sich die Region in den nächsten Jahren entwickelt, kann das massive Auswirkungen auf die Versorgung mit Mitarbeitern haben.
Tipp 5: Bereits seit Jahren gibt es sehr differenzierte auf Kreise und Städte herunter gebrochene Analysen zur Bevölkerungsentwicklung. Ausgewiesen wird die Entwicklung der Schulabgänger. Die Quote der Bildungswanderer und viele weitere Faktoren. Simulationen zur zukünftigen Entwicklung inklusive. Schauen Sie sich diese Studien einmal genauer an und bringen die Daten mit den zu erwartenden „Abgängen“ in einen Kontext. Die Ergebnisse zeigen deutlich auf, welche Anforderungen auf Sie warten.
Tipp 6: Eine weitere Quelle liefert Ihnen noch weitaus interessantere Fakten. Über den Arbeitsmarktmonitor können Sie bis auf die Ebene von Arbeitsagenturen und einzelnen Jobcentern sich über die „Versorgungslage“ mit Fachkräften in Ihrer Region informieren. Diese Daten sind in vielen Regionen runter gebrochen auf einzelne Berufsfelder und weisen neben der Arbeitslosen-Stelle Relation einer weiteren wichtigen Kennzahl, die sogenannte Vakanzzeit, aus. Diese Kennzahl gibt an, wie lange Unternehmen in dieser Region durchschnittlich warten müssen, bis sie einen bereits freien Arbeitsplatz mit einem entsprechenden Nachfolger besetzten können.
Zusammenfassung und Ausblick
In diesem ersten Teil der Reihe „Qualifizierung in Kurzarbeit“ widmeten wir uns der Basis für eine strategische Qualifizierungsplanung – der Analyse. Wenn Sie mehr dazu wissen wollen, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Im nächsten Teil geht es schwerpunktmäßig um die Frage der „Modelle“ für Qualifizierung. Wir stellen Ihnen aus unserer Praxis einige Modelle vor, mit denen Sie beispielsweise die Einarbeitung optimieren, die Einsatzflexibilität erhöhen, sich auf Personalabgänge präventiv vorbereiten, Fachkarrieren und Führungskarrieren fördern. Dabei werden wir hohen Wert darauf legen, Ihnen Tipps zur aktuellen Förderung durch den Staat und der Agentur zu vermitteln.
Uns geht es primär um die Vermittlung unserer praktischen Erfahrungen. Daher kann das Vorhaben etwas Zeit in Anspruch nehmen. Somit auch etwas länger dauern, bis wir genau das Thema behandeln, dass Sie derzeit am stärksten interessiert.
Nutzen Sie doch einfach die Kommentarfunktion, um uns Ihre Fragen, Anregungen und Wünsche mitzuteilen.
Zum Autor
Udo Kiel gilt als einer der führenden Experten für Fragen des „Strategischen Personalmanagements“. Seit über 25 Jahren beschäftigt er sich in Forschung und Beratung mit dem Thema. Seine Intention besteht dabei, Unternehmen und Mitarbeiter auf die Anforderungen der Zukunft von Arbeit zu befähigen. Er ist der Entwickler zahlreicher Softwaretools und Methoden, mit denen Unternehmen die aktuelle Situation im und außerhalb des Unternehmens analysieren und zukünftige Entwicklungen auf den quantitativen und qualitativen Personalbedarf simulieren.
Udo Kiel wirkte an über 15 Verbundforschungsprojekten des BMFT, BMWI und BMWA in den letzten 20 Jahren mit und verhalf sowohl großen als auch mittelständischen Unternehmen den Faktor Mensch als Ressource für Wachstum, Produktivität und Innovation besser zu managen. Als Statistiker und Arbeitswissenschaftler gilt sein Augenmerk den Fakten und nicht den Vermutungen.
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Udo Kiel | H-Faktor GmbH